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Identificación y valoración

La identificación es el proceso que determina el origen orgánico , funcional y los atributos que dan identidad a una serie documental.
La valoración es el proceso realizado para  determinar  los valor administrativos , legal-jurídico e informativo  de los documentos de una serie, y para dictaminar    los plazos de Transferencia, conservación/eliminación y acceso.

PROCESO DE IDENTIFICACION Y VALORACIÓN.

  • El Archivo se pone en contacto con el jefe de la unidad objeto de estudio.
  • El Archivo estudia la normativa y las competencias y funciones de la unidad.
  • Se acuerda una fecha de reunión con el jefe de la unidad para estudiar la documentación generada y recibida y los procedimientos tramitados.
  • Se definen las posibles series documentales y se explica la ficha de identificación que deben cumplimentar, con ayuda del Archivo si fuera necesaria.
  • Si es una serie documental nueva se da de alta en el cuadro de clasificación y en catálogo de series documentales. Se le asigna el código de clasificación.
  • El jurídico emite informe de cada serie documental estudiada señalando los valores legales y los plazos y condiciones de acceso.
  • El Archivo emite informe del valor histórico y testimonial de los documentos.
  • El estudio de identificación y la propuesta de acceso y conservación se remite a la Junta de Castilla y León para que sea probada por el órgano competente, que se encarga de publicar los dictámenes en el Boletín Oficial de Castilla y León.
  • Se notifica a las unidades productoras los acuerdos adoptados.
  • Se actualizan los calendarios de transferencia, valoración y acceso.
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